Работа в текстовом процессоре MS Word
Введение
и начало работы
Microsoft
Word является
самым распространенным текстовым процессором в Российской Федерации (а скорее
всего и во всем мире). Он входит в
состав замечательного пакета Microsoft Office. Я пишу эти строки весной
2005 года. На большинстве компьютеров установлен Microsoft
Office 97 (и
соответственно Microsoft Word 97 как его часть) или Microsoft
Office 2000. Хорошо, что “родные вордовские” файлы (с расширением doc) этих
двух пакетов совместимы друг с другом, то-есть документ, созданный в Word 97, открывается
в Word 2000 и наоборот. Для предыдущих версий, в частности Word 7.0 (или
его еще часто называют Word-95) это было не так.
Да, кстати, что такое документ? Если
мы работаем с Microsoft
Word, то документ - это есть файл, куда «набит»
текст. В случае работы с другими программами документом
может быть и электронная таблица, и рисунок, и что-то другое (например
музыкальный файл). Фирма Microsoft следует так называемому
«документоориентированному» подходу. Пользователь, если он мало знаком с
компьютером, может вообще не думать о файловой системе компьютера, а иметь дело
лишь с документами, забыв о том, что они являются файлами с определенными
расширениями. Сохраняются документы в папке «Мои документы». А где она
расположена, на каком диске или вообще где-то в локальной сети – об этом можно
вообще не думать. Щелчок по документу с определенной иконкой (и соответственно
с определенным расширением, но расширения от пользователя скорее всего скрыты
настройкой "Проводника") – и этот документ открывается в нужной программе (сопоставленной данному
расширению файла в настройках Windows). В частности, файл с расширением doc (и с иконкой в виде буквы W) откроется
в обсуждаемом нами «Ворде» (в Microsoft Word, я имею ввиду). Но на мой взгляд о файловой системе и о
расширениях файлов пользователю все-таки желательно иметь представление.
Итак, прежде всего документ нужно создать. Запускаем
Word (Пуск – Программы – Microsoft Word). Программа открывается при
таком способе запуска уже с открытым новым документом. Набиваем туда текст, и
после этого нужно обязательно документ сохранить. Если мы нажмем в главном меню
«Файл – Сохранить», то в первый раз выскочит окошечко с обзором файловой
системы, где нужно будет набрать имя сохраняемого документа (то-есть файла).
Причем скорее всего будет показано содержимое папки «Мои документы». Но при
желании папку, куда будет сохранен документ, можно изменить. Когда мы будем
сохранять файл второй раз (и далее), то вопросов о имени и папке для сохранения
уже программой задаваться не будет. Если же мы открыли какой-то документ и
хотим, чтобы он остался неизменным, а все внесенные нами изменения были
сохранены уже в другом документе, то
нужно выбрать в меню «Файл – Сохранить
как».
Не забывайте как можно чаще сохранять документ! Это
важно. В любой момент есть вероятность отключения электропитания или
«зависания» компьютера – и все, над чем вы старательно трудились несколько
часов, будет безвозвратно потеряно. Вы будете ругаться и звать системного
администратора, но все бесполезно.
Кстати, создать документ можно и другим способом.
Выбираем в главном меню «Файл – Создать». В появившемся окошке щелкаем по
иконке «Новый документ». И новый документ перед вами.
Очень многие действия в операционной системе Windows (и
в Microsoft Word в частности) можно сделать несколькими способами.
Открытие нового документа – тому пример. Сохранить документ тоже можно
несколькими способами. Пользователь выбирает тот способ, который ему удобен,
или тот, которому его научили первым и
к которому он привык.
В набивании текста и будет состоять основная часть
работы в текстовом процессоре. Правда, тексту еще нужно придать красивый или
удобный вид.
Уточним одну важную деталь. Во многих простых
текстовых редакторах (Блокнот, встроенный редактор Нортон Коммандера эпохи ДОСа
и др.) основной элемент текста – это строка. В частности, при нажатии клавиши ENTER происходит
создание новой строки. Но потом появились редакторы, где основной элемент
текста – это абзац. Многие действия по форматированию текста приложимы именно к
абзацу, как основному «кирпичику» документа. На другую строку текст в таких
редакторах переходит автоматически (или по нажатию Shift-Enter,
как в MS Word), а нажатие ENTER означает
не только переход на новую строку, но и создание нового абзаца.
Доступ ко многим действиям по форматированию абзаца
– «Формат – Абзац». Важна в частности настройка «красной строки» – пункт
«первая строка», ниже поставить «отступ».
Кроме того можно подставить конкретные значения отступов слева и справа (эти
отступы – это уже другие отступы, не относящиеся к красной строке). Важный
пункт – настройка междустрочного интервала (чаща всего применяется одинарный).
Поля (пустые пространства бумаги при печати) справа,
слева, сверху и снизу задаются в пункте меню «Файл – Параметры страницы».
Работа с таблицами
в Microsoft
Word
Начать работать с таблицей в
MS Word очень просто. Выбираем в меню «Таблица – Нарисовать
таблицу». Далее мышкой рисуем прямоугольник (внешний контур таблицы), а потом –
внутренние линии.
Возможен и альтернативный способ -
«Таблица – Добавить таблицу». В этом случае в почвившемся окошке задаем
количество строк и столбцов.
Далее в ячейки таблицы заносим
строки. Возможно множество действий – добавление и удаление строк, изменение
вида текста в ячейках. Все это – через пункты главного меню «Таблица» (либо
через пункты меню, появляющегося после щелчка правой кнопкой мыши по таблице).
На подробном описании этих действий я не останавливаюсь, лучше осваивать их на
практике. Кстати, в этом режиме временами проявляются явные недоработки фирмы Microsoft, когда
казалось бы очевидное действие над таблицей никак не хочет выполняться.
Возможно и применение формул в
таблицах MS Word, аналогично MS Excel (только
значительно примитивней). Сперва – о обозначениях ячеек:
|
|
A |
B |
C |
|
1 |
A1 |
B1 |
C1 |
|
2 |
A2 |
B2 |
|
|
3 |
A3 |
|
|
Принцип, я думаю, понятен. Как вставить формулу в
таблицу? Ставим курсор в поле, где должна быть формула. Далее в меню – «Таблица –
Формула». В появившемся окошке в строке «формула» заносим «=A1»,
если мы хотим, чтоб значение в этой ячейке равнялось значению в ячейке A1. Только
важный отрицательный момент – при изменении ячейки A1 результат формулы не
поменяется автоматически, как в Excel. Нужно выделить содержимое
ячейки (но не всю ячейку целиком – важный момент ), нажать правую кнопку мыши и
выбрать пункт «Обновить поле».
Возможно и применение функций. Это в
частности SUM(Above) – суммирование всех ячеек выше данной (или до
первой пустой или содержащей недопустимое значение). Вместо Above возможно
Left и др. Функция Average – вычисление среднего. Есть
также функции MIN,MAX и др. Диапазон ячеек обозначается так: - average(a1:b2). Более подробные сведения можно посмотреть в системе помощи.
Кстати, делать «протяжку» ячеек с
формулами (как в Excel) – нельзя. Это конечно неудобно.
Вообще ценная рекомендация – таблицы
лучше вставлять из Excel. Выделить диапазон ячеек в Excel, скопировать, далее перейти
в Word и там вставить. Или же сделать вставку объекта «Лист Microsoft Excel» (пункт меню «Вставка – Объект», далее выбрать тип соответствующего
объекта, в данном случае «Лист Microsoft Excel»).
Диаграммы в Word
Если
мы хотим, чтоб в документе MS Word была диаграмма, нужно поступить следующим образом:
«Вставка – Объект»,
далее
выбрать тип объекта «Microsoft Graph 97». Сразу же откроется область данных в виде электронной таблицы,
куда нужно заносить данные, которые будут представлены в виде диаграммы. В
дальнейшем к этой таблице можно будет перейти, щелкнув правой кнопкой по
диаграмме в документе и выбрав в появившемся меню «DataSheet».
Если вдруг окажется, что этот компонент (с MS Graph 97) не установлен на вашем компьютере, можно выбрать другой тип объекта – «Диаграмма
Microsoft Excel». Или можно сделать диаграмму в Excel, выделить
ее, скопировать в буфер, а потом вставить ее в документ Word.
Таким образом, возможно несколько вариантов.